Introducing ERP System as a Condition of Information Security and Accounting System Transformation

Abstract

Despite the level of the information technology spread in Ukraine being lower than in other countries ERP systems are introduced both on the levels of commercial and government organizations. Although there is an adaptation to the national and language features of different countries in ERP systems, their introduction into Ukrainian markets relates to a range of difficulties. Information safety issues and the issues of changes in management accounts and business accounting that appear when introducing ERP system are the main difficulties for Ukrainian enterprises. The research of information security considers such main aspects as the network security, the data base (DB) security, the security on the level of application server and the information security on the client’s computer. The determination of the main principles of the information security and the suggestion of the stages of building the ERP security control subsystem aim at preventing deliberate or accidental information leak. Features of Ukrainian legislation, differences of Ukrainian business accounting standards from the international ones and the management features should be considered when introducing ERP system. The company executives, in their turn, should understand the urgent need in introducing information technologies, realize that the information system is a management system and not only the system of accounting and should meet the requirements and standards of ERP management. Незважаючи на те, що рівень поширення інформаційних технологій в Україні нижче, ніж в інших країнах, системи ERP впроваджуються як на рівні комерційних, так і державних організацій. Хоча в системах ERP існує адаптація до національних та мовних особливостей різних країн, їх впровадження на українські ринки пов'язано з рядом труднощів. Питання інформаційної безпеки та проблеми змін в управлінському обліку та бухгалтерському обліку, що виникають при впровадженні системи ERP, є основними труднощами для українських підприємств. Дослідження інформаційної безпеки розглядає такі основні аспекти, як безпека мережі, безпеку бази даних (БД), безпеку на рівні сервера додатків і захист інформації на комп'ютері клієнта. Визначення основних принципів інформаційної безпеки і пропозиція етапів побудови підсистеми контролю безпеки ERP спрямовані на запобігання навмисної або випадкової витоку інформації. При впровадженні системи ERP необхідно враховувати особливості українського законодавства, відмінності українських стандартів бухгалтерського обліку від міжнародних та особливості управління. Керівники компанії, в свою чергу, повинні розуміти нагальну необхідність впровадження інформаційних технологій, розуміти, що інформаційна система є системою управління, а не тільки системою бухгалтерського обліку і повинна відповідати вимогам і стандартам управління ERP. Несмотря на то, что уровень распространения информационных технологий в Украине ниже, чем в других странах, системы ERP внедряются как на уровне коммерческих, так и государственных организаций. Хотя в системах ERP существует адаптация к национальным и языковым особенностям разных стран, их внедрение на украинские рынки связано с рядом трудностей. Вопросы информационной безопасности и проблемы изменений в управленческом учете и бухгалтерском учете, возникающие при внедрении системы ERP, являются основными трудностями для украинских предприятий. Исследование информационной безопасности рассматривает такие основные аспекты, как безопасность сети, безопасность базы данных (БД), безопасность на уровне сервера приложений и защита информации на компьютере клиента. Определение основных принципов информационной безопасности и предложение этапов построения подсистемы контроля безопасности ERP направлены на предотвращение преднамеренной или случайной утечки информации. При внедрении системы ERP необходимо учитывать особенности украинского законодательства, отличия украинских стандартов бухгалтерского учета от международных и особенности управления. Руководители компании, в свою очередь, должны понимать насущную необходимость внедрения информационных технологий, понимать, что информационная система является системой управления, а не только системой бухгалтерского учета и должна соответствовать требованиям и стандартам управления ERP.